Использование интернет-технологий в управлении деятельностью туристской компании

Использование современных интернет-технологий позволяет компаниям, работающим в сфере туристского бизнеса, организовать эффективное управление внутренней деятельностью, автоматизировав документооборот и работу бухгалтерии, обеспечив взаимозаменяемость сотрудников, оперативность руководства и принятия управленческих решений, мониторинг состояния рынка, рациональные отношения с партнерами.

Организация документооборота в компании. Локальная сеть позволяет обеспечить оперативный доступ сотрудников с закрепленного за ними компьютера к необходимым им для работы файлам, хранящимся в базах данных на сервере или в компьютерах других сотрудников. Появляется возможность практически мгновенно переходить от одного документа к любым другим материалам из баз данных, пользоваться внутренней поисковой системой, отслеживать исполнение и прохождение документов, внесение в них изменений и т.д.

Значительное место в деятельности сотрудников туристической фирмы занимает работа с клиентами и оформление соответствующих документов. Наличие в базе данных формализованных форм документов позволяет существенно упростить и ускорить этот процесс. Сотрудник турфирмы получает возможность оперативно оформлять необходимые туристу документы (путевка, приходный/расходный кассовый ордер, договор, ваучер и др.), а затем отслеживать жизненный цикл их прохождения от заявки клиента, до вручения ему полного пакета документов. Для этого могут использоваться как стандартные системы поиска и бронирования туров, так и специально разработанные программные комплексы.

Важно, что в турфирме, благодаря возможностям Интернета, появляется возможность постоянно совершенствовать сервисные формы работы с документами, системы виртуального бронирования и оплаты заключенных договоров на предоставление услуг.

На общей эффективности работы турфирмы сказывается и автоматизация бухгалтерской деятельности, для чего применяются специализированные бухгалтерские программы. В ряде случаев небольшие турфирмы, работающие по упрощенной системе налогообложения, пользуются услугами аудиторских компаний, сдавая им лишь первичную документацию. В этом случае в турфирме можно ограничиться использованием специальных программ по учету финансов. Но тогда появляется необходимость сопряжения специализированных внутриофисных программ с бухгалтерскими программами аудиторской компании на уровне обмена файлами.

Наличие локальной сети позволяет турфирме значительно повысить взаимозаменяемость сотрудников, которые могут включаться в работу с конкретными клиентами или в оформление документов на любом этапе их подготовки, этому способствует ведение специальных электронных карточек на каждого клиента, в которых не только поэтапно отражается весь процесс работы с ним, но и вся история взаимоотношений данного туриста с компанией, включая ранее приобретенные им туры, полученные им скидки или бонусы и т. п. Немаловажно, что и у руководства компании появляется возможность контролировать ход работы с клиентами, а при необходимости привлекать к этому дополнительных сотрудников, снимая их с участков деятельности, где загруженность на данное время небольшая.

От эффективного использования локальной сети напрямую зависит оперативность принятия управленческих решений руководством компании. Наличие специальных программ позволяет в режиме реального времени анализировать основные направления деятельности и компании в целом, и её структурных подразделений, и отдельных сотрудников. Кроме того появляется возможность использования обобщенных данных мониторинга рынка туруслуг.