Анализ деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ"

ü журнал выдачи личных документов;

ü книги учета личных дел;

ü документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами архивного отдела;

ü должностные инструкции сотрудников архивного отдела;

ü журнал по технике безопасности[16].

Вся исходящая из архивного отдела документация подписывается ректором вуза или начальником архивного отдела. К отчетным документам архивного отдела относятся годовой отчет и паспорт архивного отдела

Прием каждого дела производится работником архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. В архивный отдел передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве, дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архивный отдел по усмотрению руководства вуза. Архивный отдел принимает дела по описям и номенклатуре дел университета. Так же, если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архивный отдел оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Отбор дел в структурных подразделениях и их обработка производится работниками этих подразделений[1].

Выдаются дела из архивного отдела во временное пользование сотрудникам университета (под роспись с обязательной записью в соответствующей книге) и органам суда и прокуратуры и т. п. (с оформлением соответствующего акта)[5].