Анализ деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ"

ü проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе, и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный архив в установленные им сроки;

ü составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Комитета по делам архивов администрации Челябинской области;

ü оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел вуза;

ü контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подлежащих передаче в архивный отдел;

ü участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу в университете;

ü участвует в работе экспертной комиссии университета;

ü ежегодно представляет в архивный отдел администрации г. Магнитогорска сведения о составе и объеме документов (паспорт архивного отдела)[16].

Для выполнения основных задач и функций архивный отдел университета имеет право:

ü требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архивный отдел документов в упорядоченном состоянии;

ü требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных правил работы с документами;

ü запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы архивного отдела сведения;

Архивный отдел совместно с руководителями университета несет ответственность за:

ü несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

ü утрату и несанкционированное уничтожение документов;

ü необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу структурных подразделений;

ü нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Планирование деятельности архивного отдела осуществляется в направлении:

разработка плана работы на учебный год;

разработка и составление плана - графика передачи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурными подразделениями МаГУ в течении учебного года;

разработка графика передачи личных дел выпускников предыдущего года очной формы обучения;

разработка графика передачи личных дел выпускников и отчисленных вечерней формы обучения;

разработка графика передачи личных дел выпускников и отчисленных заочной формы обучения.

В архивном отделе ведется, составляется и хранится следующая документация:

ü нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом Челябинской области (правила, инструкции, указания, рекомендации);

ü положение об архивном отделе;

ü положение об экспертной комиссии;

ü протоколы заседаний экспертной комиссии;

ü паспорт архивного отдела университета;

ü акты приема-передачи документов на госхранение;

ü акты о выделении документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов;

ü акты выемки документов;

ü акты проверки наличия и состояния документов, хранящихся в архивном отделе;

ü списки лиц (уволенных), имеющих ученые степени и звания;

ü описи дел постоянного срока хранения (утвержденные);

ü описи временного хранения (утвержденные);

ü подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства);

ü акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями, состояния и условий хранения документов;

ü копии архивных справок, выданные по запросам граждан и документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка);

ü журнал выдачи дел из архивного отдела во временное пользование;

ü журнал регистрации запросов, заявлений;

ü журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов;