Анализ деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ"

архив хранение бюджетный документ

Во второй главе проанализируем деятельность архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ".

Архив МаГУ был создан в 1958 году. С 01.12.2008 года архив был выделен в самостоятельное структурное подразделение - "Архивный отдел", а с 05.07.2011 г. архив является структурным подразделением управления по персоналу и делопроизводству.

Вначале рассмотрим организационную структуру подразделения. Оперативное руководство архивного отдела осуществляет начальник архивного отдела, в его подчинении находятся два старших архивариуса и архивариус. Оргазизационно-методическое руководство деятельностью архивного отдела осуществляет отдел по делам архивов администрации г. Магнитогорска.

Архивный отдел университета является отдельным самостоятельным структурным подразделением МаГУ, осуществляющим своевременный прием архивных документов от структурных подразделений, обеспечивающий их учет, сохранность и упорядочение с целью использования. Отдел университета подчиняется непосредственно проректору по учебной работе.

В своей деятельности подразделение руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

ü "Основными правилами работы архивов организаций" (одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

ü законодательством РФ и Челябинской области по архивному делу;

ü методическими указаниями Комитета по делам архивов областной администрации и архивного отдела администрации города;

ü ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

ü ГСДОУ - государственная система документационного обеспечения управления, М.1991г. одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.88 года приказ Главархива СССР от 25.05.88 года №33;

ü приказами и распоряжениями ректора университета;

ü правилами внутреннего распорядка университета.

В состав архивного отдела поступают:

ü законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений университета (согласно номенклатуре дел);

ü законченные делопроизводством документы долговременного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений университета (согласно номенклатуре);

ü документы по личному составу преподавателей и сотрудников университета (приказы по личному составу, личные дела, карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате уволенных сотрудников);

ü документы по личному составу студентов (приказы по личному составу, личные дела, протоколы государственной аттестационной комиссии)[16].

Так же в состав архивного отдела входит научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документальных материалов (описи, книги учета личных дел и т.д.)

Подразделение выполняет следующие основные задачи:

ü комплектование архива университета документами, состав которых предусмотрен положением об архивном отделе;

ü учет и обеспечение сохранности документов;

ü создание научно-справочного аппарата к документам архивного отдела;

ü использование хранящихся в архивном отделе документов;

ü подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивный отдел осуществляет следующие функции:

ü принимает упорядоченные и обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой ("Основные правила работы архивов организаций") документы структурных подразделений университета не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством;

ü учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архивный отдел документов;

ü осуществляет использование архивных документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет их использования;