Теория систем в отечественном библиотековедении

.2 Типы и виды организационной структуры библиотеки как активной системы

Важнейшие свойства активных систем вырисовываются в новой парадигме в связи с основополагающим понятием теории систем - «структура». Под структурой системы понимается относительно устойчивый способ связи элементов сложного целого. Внутри сложной системы может быть множество различных связей и отношений, поэтому в ней можно выделить целый ряд структур. Взаимоотношения структуры и организации системы отражают вид упорядоченности, конфигурации ее элементов.

Активные системы имеют тенденцию к образованию внутренних многоуровневых структур. Каждая из таких систем представляет собой целое по отношению к своим составляющим, одновременно являясь частью более крупной системы. В соответствии с двойственной природой активная система как интегрированная целостность, с одной стороны, стремится к сохранению своей независимости, автономности, а с другой, будучи частью более крупной системы, к усилению интеграции с другими подсистемами. Эти тенденции, хотя и имеют противоположный вектор, взаимодополняют друг друга[52,с.150].

Одна из самых сложных проблем системного подхода в управлении - иерархическая организация. Управленческие структуры любой библиотеки иерархически упорядочены.

На каждом уровне иерархии функции управления дробятся на подфункции, задачи на подзадачи, технологический процесс распределяется на простейшие операции, а центральные органы берут на себя основные функции общего руководства совместной деятельностью: несение ответственности за конечные результаты, аналитические задачи, функции целеполагания, стратегического планирования, прогнозирования, организации, оперативного регулирования, контроля, установления коммуникативных связей в организации и во внешнем окружении, мотивирование поведения и воспитание.

Иерархическое строение составляет стержень линейно-функциональной структуры управления библиотекой, которая сформировалась еще в 1930-х гг., а в последующие десятилетия тщательно отшлифовывалась. Классическая иерархичность с подчинением нижестоящих руководителей вышестоящим позволяет быстро выполнять указания и информировать об этом вышестоящих.

Специализированные функциональные подразделения библиотеки, осуществляющие предписанные им функции (комплектования, обслуживания, хранения), обеспечивают более или менее четкую работу. Эффективность такой системы управления достигается отлаженностью библиотечных процессов, которые подвергаются минимальным изменениям. Чем меньше вводится новшеств, тем меньше сбоев в системе управления, предназначенной для использования имеющихся ресурсов, тем больше согласованности действий в целях эффективного обслуживания читателей. Как показывают исследования, наибольшие изменения в парадигме системного подхода претерпевают представления об эффективности иерархических структур[52,с.152].

Можно со всей уверенностью, подкрепляемой не только теоретическими выкладками, но и повседневной практикой, утверждать, что традиционные структуры управления достигли предела эффективности. При этом не принимается во внимание, что сложившаяся в библиотеках линейно-функциональная структура управления не приспособлена к внедрению новшеств. С такой структурой невозможно добиться успеха в условиях индивидуализации и расширения спроса, сложно обеспечить введение библиотеки в информационное пространство.

Серьезная негативная сторона линейно-функциональной организационной структуры управления - чрезвычайная замедленность подготовки и принятия управленческих решений, связанных с развитием библиотеки, с диверсификацией ее деятельности. Здесь, прежде всего, сказывается высокая централизация процесса принятия решения, замыкающегося на директоре. Кроме того, сам директор не всегда может принять самостоятельное решение: иногда из-за отсутствия управленческого профессионализма, который в прежней системе не оценивался в категориях стратегичности мышления. Чаще всего, если речь идет об осуществлении сколько-нибудь значительной перестройки работы, требуется много времени на согласование намечаемых действий с руководством вышестоящих органов.