Как я представляю себе профессию делопроизводителя
Рейтинг «женских» профессий возглавляет должность секретаря-делопроизводителя. Все 100% претендентов в секретари - женщины. Исследовательский центр портала изучил 50 самых популярных профессий, основываясь на анализе резюме претендентов с опытом работы в той или иной сфере. По результатам, из всех профессий только должность секретаря-делопроизводителя на 100% оказалась «женской», то есть ее стремятся занять исключительно представительницы слабого пола.
Делопроизводитель, по определению толкового словаря Ожегова С.И., - лицо, ведущее канцелярские дела. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической.
Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д.
Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, называют делопроизводством. Осуществляют эту работу делопроизводители - сотрудники делопроизводственных служб учреждений, предприятий, организаций.
Труд делопроизводителя является необходимым элементом в сложном механизме управления в любом учреждении, и здесь ему помогает доскональное знание своего учреждения, функций его структурных подразделений, вопросов, которыми занимаются сотрудники.
Делопроизводитель работает в органах государственного управления, в архивах, проектно-конструкторских организациях, в аппарате управления предприятиями. Круг обязанностей, выполняемых делопроизводителем в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, одинаков.
На сегодня для многих вопрос выбора профессии актуален. Ведь не хочется в дальнейшем до пенсии работать на той должности, которая тебе не интересна и совершенно не привлекает. Это очень скучно. Поэтому к вопросу выбора профессии нужно подходить тщательно. Для меня выбор профессии очень важен, поэтому я подходила к нему очень осознанно.
Профессия делопроизводителя привлекает меня по разным причинам. Мне нравиться, что предусмотрена работа в офисе, а так же соответственно непосредственно общение с коллегами. А так же возможна работа в архиве. Самое важное, это работа с документами и ПК, а это действительно мне интересно. Поэтому я точно уверенна, что эта работа мне нужна. Тем более на данную должность, на мой взгляд, не сложно устроиться, так как практически в любой организации, даже в небольшой, нужен делопроизводитель.
Итак, рассмотрим данную профессию более подробно.
Основная часть
Есть такая профессия - делопроизводитель. Люди этой профессии как раз-то ничего и не производят: они только фиксируют для истории то, что делают остальные, но без них всё равно никуда. Делопроизводство - это деятельность по документированию и организации работы с документами. Традиционно в организациях документооборотом занимается общий отдел или канцелярия, аппарат или секретариат.
Делопроизводитель всегда в курсе всех событий, которые происходят на предприятии. Ни одна мышь не проскочит мимо канцелярии: не пройдет ни одна новость, ни одна кадровая перестановка, ни одно известие. Точно так же и не выйдет за пределы организации. Канцелярия работает даже тогда, когда предприятие ликвидируется: ведь должны же быть документы кем-то сданы в архив.
Педантичность в оформлении документов нередко обращается и против их составителей: достаточно вспомнить нацистскую Германию времен Второй мировой войны. У немцев всегда был абсолютный порядок в документах, что и позволило всем без исключения другим народам, чьи представители потерпели от режима, потребовать компенсаций. Это стало возможным только благодаря сохранившимся документам.
Документы - это история. В романах о разведчиках упоминается расхожая шутка: «Подумал - не говори. Сказал - не записывай. Записал? Не удивляйся!». Вспоминается и трепетное отношение к «переписке Бестужева» в фильме «Гардемарины, вперёд!», или переписка королевы в романе Александра Дюма «Три мушкетера», насколько бумажные документы в чужих руках способны повлиять на ход истории. Или слова Михаила Булгакова в романе «Мастер и Маргарита»: «Рукописи не горят!». Рукописи действительно не горят.
В среде делопроизводителей свой профессиональный юмор тоже присутствует. «Верьте людям на слово, заверенное подписью и печатью» сегодня актуально, как никогда. Ранее, во времена Киевской Руси, для скрепления договора достаточно было «купеческого слова», «слово купца» скрепляло условия сделки лучше, чем печать любого нотариуса.
Оттого и появился бумажный документооборот, чтобы можно было держать в руках материальные доказательства чужой нечестности… Сегодня все документы принимают электронный, цифровой вид: «электронная подпись», «электронный документооборот» и т.д., даже договора готовятся и заверяются в «электронном виде». Виной всему быстрота: пока вы подпишете документ лично, вы потратите дополнительное время, а время сегодня - бесценно. В этом причина возникновения и отличительное удобство электронных документов от бумажных.
В сети Интернет почти вся информация основывается на слухах и домыслах, а реальные документы в качестве доказательств мало кто может предоставить, да никто и не задается особо такой целью, вот и снижается доверие к Интернету как к источнику информации, а в библиотеки снова выстраиваются очереди, как во времена СССР. Серьезные, уважающие себя и своих читателей писатели и журналисты всегда пойдут в архив, чтобы подкрепить свои сообщения осязаемыми реальными бумажными документами.
А теперь рассмотрим профессию делопроизводителя более подробно.
Делопроизводитель - служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.
Или коротко: делопроизводитель - специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.
В обязанности делопроизводителя входят:
прием и регистрация корреспонденции и направление ее в структурные подразделения;
ведение учета документов, оформление регистрационных карточек, создание банка данных;
осуществление контроля за исполнением, выдача справок по зарегистрированным документам;
отправление исполненной документации по адресатам;
систематизация и хранение документов текущего архива, подготовка и сдача в архив предприятия (организации) документационных материалов, законченным делопроизводством;
обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
Таким образом, основная цель деятельности делопроизводителя - совокупность работ по документированию деятельности учреждений.
Основной предмет труда - знаковые системы (цифры, таблицы, документы). В своей работе делопроизводитель использует вещественные (орудийные) средства труда - ручные (карандаш, ручка), механические (сшиватели, штемпельное оборудование и т.д.), электрические (пишущие машинки, диктофоны), электронные (компьютер). Кроме этого, к основным относятся его невещественные (функциональные) средства - долговременная и оперативная память, хорошее распределение и переключение внимания, речь устная и деловая письменная, а также органы чувств - зрение, слух.
Работа делопроизводителя имеет четко определенный характер и осуществляется в соответствии с действующими должностными обязанностями;
законодательными и нормативными правовыми актами;
распоряжениями, приказами, постановлениями и другими руководящими документами вышестоящих органов;
основными положениями Единой государственной системы делопроизводства;
правилами внутреннего распорядка и нормами охраны туда.
Труд делопроизводителя имеет такую организацию, при которой он самостоятельно от начала и до конца выполняет свою работу и за нее отвечает.
Функционально делопроизводитель является исполнителем, но свою трудовую деятельность и нагрузку он самостоятельно планирует и распределяет.
Контакты у делопроизводителя немногочисленные - с коллегами по работе.
Ответственность у делопроизводителя повышенная моральная - за сохранность служебной документации.
Делопроизводитель работает в комфортных условиях - в помещении . Рабочая поза -сидя.
психологическую напряженность в работу делопроизводителя могут вносить следующие факторы:
необходимость длительной, кропотливой работы с документальным материалом;
повышенное содержание бумажной пыли в воздухе.
Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:
в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;
в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.
Требования профессии к индивидуальным способностям специалиста
высокая работоспособность;
способность к распределению и переключению внимания в течение длительного времени;
хорошая долговременная и оперативная память;
выносливость зрительного анализатора.
Квалификационные требования
- Делопроизводитель должен иметь высшее образование, в некоторых случаях достаточно среднего специального образования, опыт работы необязателен.
Делопроизводитель должен знать основные правила ведения деловой переписки, составления различных деловых писем.
Делопроизводитель должен иметь хорошую память, быть грамотным человеком, обладать такими качествами как коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, организованность, ответственность.
Требования профессии к личностным способностям и качествам специалиста
личная организованность
усидчивость
исполнительность и обязательность
аккуратность
ответственность
самообладание
толерантность
хорошая оперативная память
общая культура и правильная речь
способность концентрировать и распределять внимание
хорошая зрительно-мониторная координация
часто - знание иностранного языка
Медицинские противопоказания
Работа делопроизводителя противопоказана людям с заболеваниями:
опорно-двигательного аппарата (нарушение координации движения кистей рук);
верхних дыхательных путей;
аллергическими;
зрительного анализатора.
Допрофессиональное образование
Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике в рамках школьной программы.
Пути получения профессии
Профессии делопроизводителя обучают в учреждениях начального и среднего специального профессионального образования на факультете «Делопроизводство и архивоведение».
Родственные профессии
Документовед, архивариус, архивист, секретарь.