Методические рекомендации по совершенствованию деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ"

Не маловажным является санитарно-гигиенический режим. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна, а так же вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Запрещается в хранилищах пребывать в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

Необходимо проводить систематическую влажную уборку в хранилищах. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранение; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.)[3].

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

А также необходимо разобрать охранный режим хранения документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. На доступные из вне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время все хранилища должны быть закрыты на ключ, право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом или схемой их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п[3].

Заключение

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.

Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

Тема "Организация деятельности архивной службы" - очень актуальна, так как в настоящее время практически ни одно государственное учреждение не обходится без архива. Подводя общие итоги, можно сказать, что архивы - это те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

В начале курсовой работы мы поставили определенную цель, для достижения которой выделили конкретный круг задач, решаемых по мере изучения данной темы

В ходе работы

· изучили литературу по истории создания архивного дела в России;

· изучили правовые основы организации архивного дела Российской Федерации.

· проанализировали деятельность архивного отдела "МаГУ"