Методические рекомендации по совершенствованию деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ"

Во втором параграфе рассмотрим методические рекомендации по совершенствованию деятельности архивного отдела ФГБОУ ВПО "МаГУ"

Организация хранения документов это целая система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования, восстановления первоначальных или близких первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

· комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещение, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.д.)

· комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, санитарно-гигиенический, охранный режим хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива[3].

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающий 2-3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов[3].

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Далее рассмотрим режимы хранения документов. Световой режим: постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.д.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применения люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Далее рассмотрим температурно-влажностый режим хранения документов. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20°С и 50-65%.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% принимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности)[3].

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Также показания этих приборов фиксируются в регистрационном журнале.