Функциональное содержание управленческой деятельности на примере отдела по организационным, кадровым и общим вопросам

Организация делопроизводства, внедрение мероприятий по рациональному электронному документообороту в администрации района.

Регистрация и передача по назначению входящей корреспонденции в соответствии с установленными правилами, регламентом и инструкцией по делопроизводству.

Составление проекта номенклатуры дел администрации, представление его на утверждение в установленном порядке:

формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

оформление, учет и хранение в течение установленного срока распоряжений и приказов администрации района;

ведение учета, обеспечение хранения документов, подготовка, формирование и сдача их в городской архив в соответствии с действующими правилами.

Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию актов вышестоящих органов, постановлений и распоряжений органов местного самоуправления, других служебных документов.

Осуществление контроля за соблюдением инструкции по делопроизводству, регламента работы, правил внутреннего распорядка в отделах администрации района.

Составление графика и контроль за дежурством ответственных работников в помещении администрации района во внерабочее время, выходные, праздничные дни.

Изучение и использование передового опыта разработки и эксплуатации автоматизированных систем обработки данных.

Разработка инструкций по использованию копировальной и вычислительной техники.

Консультирование работников администрации по вопросам использования компьютерной техники.

Подготовка предложений по приобретению программного обеспечения и вычислительной техники.

Подготовка обзоров и выступлений СМИ о деятельности администрации района, города, органов местного самоуправления.

Подготовка информационных материалов для СМИ о социально-экономической и политической ситуации в районе.

Осуществление контроля за эффективным использованием и поддержанием в надлежащем техническом состоянии служебного автотранспорта.

Права

Для осуществления своих функций отдел имеет право:

Проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Представлять, в пределах своей компетенции, администрацию района в органах исполнительной и представительной власти, других организациях.

Создавать комиссии, необходимые для решения задач отдела.

Запрашивать и получать от предприятий и организаций информацию, необходимую для выполнения задач, стоящих перед отделом.

Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений и должностных лиц администрации района для выполнения, возложенных на отдел задач.

Возвращать на доработку работникам администрации документы, подготовленные с нарушением инструкции по делопроизводству, запрещать размножение документов не по назначению.

Вносить предложения по заслушиванию руководителей и специалистов отделов администрации на аппаратном совещании руководителя района по вопросам делопроизводства.

Требовать от работников администрации района исполнения инструкции по делопроизводству, регламента работы, правил внутреннего распорядка дня.

Общая численность работающих в администрации составляет 57 человек из них 22 человека - мужчины, 35- женщины. Проанализировав кадровый состав по половому признаку за последние 3 года видно, что количество женщин преобладает над количеством мужчин, что в целом отражает тенденцию полового состава муниципальных служащих в Российской Федерации это представлено в табл. 1.

Таблица 1 Распределения кадров Администрации МУ «Свердловский район» по полу