Удовлетворение информационных потребностей организации. Методы изучения информационных потребностей в организации

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рис.1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рис.2).

Рисунок 2. Система управления объектом

где, Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления у - управляющая информация в результате сравнения

U - воздействие исполнительного органа на объект управления

V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

Качество, достоверность и оперативность получения информации

Знания, опыт, личные качества руководителя

Квалификационный состав подчинённых

Ситуация на рынке

Осуществление функций управления бизнесом на основе знания в условиях информационного рынка приближает к возможной цели, определенной аналитическим путем. Система функций управления в комплексе взаимосвязанных инновационных процессов развития отражает специфику и специализацию организации по отдельным видам деятельности, по обеспечению ресурсами, организации поставок, мониторингу среды, управлению производством, управлению человеческими ресурсами и т.п. Знание, информация лежит в основе выбора и осуществления функций управления бизнесом. Перечень конкретных функций инновационного управления зависит от аналитического выбора направлений в освоении новых доходных бизнес-процессов в хозяйственной деятельности современной организации.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса. Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.