Организация контроля над исполнением документов

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (рис. 1).

Рис. 1 Форма номенклатуры дел

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения.

Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.

Офисные системы также должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

ввод, подготовка и редактирование документов;

регистрация документов;

совместная работа над документами;

контроль исполнения документов;

создание баз данных (хранение документов);

прием и пересылка документов;

систематизация документов, формирование дел;

подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства