Организация ДОУ в коммерческих организациях

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

наличие подписи;

наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);

наличие заголовка;

правильность адресации;

наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту;

наличие всех листов в документе и указанных приложений.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.

Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта исходящего документа;

визирование проекта документа;

проверка правильности оформления проекта документа;

подписание документа руководителем;

регистрация документа (журнал, Рк, персональный компьютер);

• проставление номера на документе;

проверка правильности адресации;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.